個人情報を取得した場合には、ただし書き規定がありますが、基本的にはその但し書きに該当するような場面は少ないためレア対応として、どちらの場合にしても、申請書⇒管理者承認⇒対応実施という流れとするほうが効率的です。
口頭で個人情報を取得したり受託業務を行う事業者も該当することとなります。この場合いちいちその本人から同意を得るのは現実的ではないため個別に規格されているということです。
ポイント
- 但し書きに該当する場合は書面取得時と同じ取扱いとして効率化する。
- 但し書きにかかる取得の状況からみて明らかな・・・の範囲を拡張理解しない運用にする。
- 漠然とするためこの判断は管理者が行うようにするなどを規定する。
※取得する場合には予め利用目的を公表しておくか速やかに公表又は本人に通知することを求めていますので、但し書きに該当するケース以外は事前に公表しておくのが妥当な方法といえます。
- 業務以外に発生する個人情報の取得は行なわない事・取得に際しては事前の申請を行うという体制を整えれば簡潔に流れが定まると思われます。
- 店頭やウェブページに、利用目的などを明示した「個人情報の取扱いについて」を掲載する。
- 業務内容が少ない場合などは、顧客・従業者（採用応募者）などの各利用目的を表記し、ひとつの形式のもので対処する。