本人への連絡又は接触する場合は、電話・手紙・メールなど様々ですが、所在の分からないところからのダーレクトメールなどと苦情案件の元とならないよう、連絡又は接触する場合の手順を定める必要があります。
本人に連絡又は接触する場合には、直接書面取得時での明示事項とその個人情報の取得方法を通知し本人の同意を得る必要があります。
ポイント
- 但し書きa)に該当する事項（直接書面取得で本人の同意あり）の場合には、特段の措置ななく本人へ連絡又は接触する旨とする。
- 直接書面取得以外の場合には、要求事項の事項を遵守した対応をし連絡又は接触を行う必要があることに注意（これらは教育・研修の場で周知させる。）
- 但し書き事項a以外で連絡又は接触を行う「申請書」を用い対応する。（承認者は「保護管理者」）
- 連絡又は接触することが発生する業務を区分していけば事前に実施の有無が判別できる場合は、申請書に明示や同意取得方法などを定め実施する。
- 連絡又は接触する場合について、同意が得られない場合の措置を定める。
- 同意を得られない場合には、連絡または接触をしない旨を規定に反映させる。